- In cosa consiste l’attività di reporting
- Caratteristiche di un buon report aziendale
- Modelli ed esempi di reporting aziendale
- Come scegliere un sistema di reporting
In cosa consiste l’attività di reporting
Il reporting aziendale è un’attività appartenente al controllo di gestione e consiste nella preparazione e analisi di rapporti periodici sulla situazione e performance dell’azienda.
Cadenzato regolarmente in base alle necessità di business, il report aziendale permette di studiare dati e trend rilevanti al fine di prendere decisioni informate e oggettive. È quindi facile intuire come il reporting sia uno strumento cruciale per il controllo strategico e operativo dell’azienda: in quanto tale dev’essere più accurato e tempestivo possibile.
In genere la reportistica aziendale viene prodotta ad uso interno, allo scopo di informare operatori e management, o ad uso esterno, per investitori e altri stakeholder. I modelli dei report possono essere customizzati e modulati in base alle specifiche esigenze dei destinatari, a patto che a monte vi sia un’adeguata attività di raccolta ed elaborazione dati.
Caratteristiche di un buon report aziendale
Un report aziendale equilibrato, focalizzato, affidabile e veloce da produrre è uno strumento prezioso per il management: la cura nella sua preparazione è un investimento che ripaga nel tempo. Possiamo così riassumere le caratteristiche di un reporting efficace:
- Sintetico ma esaustivo: un buon report comunica le informazioni chiave senza dilungarsi in dettagli superflui. Allo stesso tempo deve presentare tutti i dati necessari per comprendere la situazione: serve trovare il giusto equilibrio tra sintesi e profondità.
- Facile e veloce da aggiornare: un report efficace si basa su dati perfettamente integrati, facilmente reperibili dai sistemi aziendali, processabili con poche azioni. In questo modo può essere aggiornato periodicamente senza sprechi di tempo: inoltre, metodi di reporting avanzati consentono di pianificare l’aggiornamento automatico e l’invio cadenzato dei report, al fine di mantenere la governance sulle informazioni.
- Affidabile nelle informazioni: la qualità e l’accuratezza dei dati è fondamentale per l’utilità del report aziendale. I dati devono provenire da fonti attendibili e i modelli di calcolo devono essere corretti, per evitare errori in grado di causare decisioni sbagliate.
- Focalizzato su aree specifiche: per essere fruibili, i report dovrebbero concentrarsi su temi o aree di business ben definite, evitando di spaziare su troppi argomenti. Ad esempio, un report sulle vendite non dovrebbe includere dati sulla produzione.
Modelli ed esempi di reporting aziendale
Possiamo distinguere due principali modelli di reporting aziendale: il report operativo è dedicato ai responsabili di funzione e contiene informazioni specifiche sulle attività quotidiane dell’azienda, mentre il report direzionale è destinato ai vertici aziendali e fornisce una visione strategica dei KPI su risultati complessivi e obiettivi a lungo periodo.
Alcuni esempi di reporting operativo possono essere:
- Report finanziario: può includere dettagli su ricavi, costi, margini e flussi di cassa in un determinato periodo di tempo per determinare la posizione finanziaria.
- Report economico: può indicare i ricavi e i costi per area, per prodotto o servizio e per canali distributivi, per calcolare la redditività e fare confronti con il budget.
- Report commerciale: può monitorare diversi parametri di vendita per area, prodotto, canale o agente, per ottenere informazioni sull’andamento commerciale.
- Report di produzione: può contenere dati sui volumi prodotti, sui tempi di fermo macchina, sul tasso di scarti e difetti per valutare l’efficienza dei processi.
Come scegliere un sistema di reporting
Affidarsi alla produzione manuale dei report aziendali presenta notevoli svantaggi in termini di tempo e risorse impiegate, oltre ad un elevato rischio di errori e imprecisioni.
Strumenti come Excel, seppure utili come supporto alla produzione dei report aziendali, mostrano alcuni limiti evidenti come la rigidità nell’organizzazione dei dati, la difficoltà a gestire calcoli complessi, le problematiche di condivisione e di fruizione da più utenti.
Per superare queste criticità, le aziende possono dotarsi di moderni software di Business Intelligence che agevolano la raccolta e l’elaborazione di dati da sorgenti diverse, allo scopo di automatizzare la reportistica aziendale e renderla più precisa e puntuale.
Come azienda del gruppo TeamSystem, ITReview implementa sistemi di Business Intelligence e Analytics allo scopo di migliorare ed ottimizzare il reporting in azienda: le soluzioni offerte da Qlik consentono di integrare fonti dati eterogenee, di ottenere analisi avanzate e dettagliate, e di governare l’accesso ai dati con elevati standard di sicurezza.
Siamo in grado di offrire sistemi di reporting affidabili, efficaci ed accessibili a tutti i livelli, personalizzando la documentazione in base alle esigenze di ogni azienda e liberando così tempo prezioso da dedicare alle decisioni strategiche di business.
